Каждый предприниматель, если он действительно хочет, чтобы его компания росла, мечтает об эффективных системах в своем бизнесе. Это золотая цель из разряда «хочу миллион долларов». Все стремятся к этому, но не у всех получается. А если получается, про таких говорят, что у них бюджеты большие и денег много. Хотя, может быть, дело вовсе не в деньгах? Или скорее в том, что деньги – это всего лишь результат системной работы всей компании.

Работать не больше, а по-другому…

Каждый бизнес, независимо от нишы, уровня доходов, типа продуктов, так или иначе пытается оптимизировать свою деятельность. Другое дело, что многие хотят сэкономить, не идут в этом процессе до конца, и в результате рушится бизнес. Любое, абсолютно любое предприятие нуждается в системах, стандартах и бизнес-процессах. Это прерогатива не только крупных компаний уровня «Казахтелеком», но и каждого, даже совсем маленького бизнеса, — становиться быстрее, успешнее, эффективнее и соответственно зарабатывать больше денег.

ЕСТЬ ИЗВЕСТНАЯ ИСТИНА: ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ДЕЛАТЬ В ДЕСЯТЬ РАЗ БОЛЬШЕ, НУЖНО РАБОТАТЬ В ДЕСЯТЬ РАЗ БОЛЬШЕ. СЕГОДНЯ ЭТО УЖЕ НЕ ТАК.

Нужно не больше работать, нужно работать по-другому, а по-другому – это как раз бизнес-процессы, систематизация и стандартизация всех внутренних процессов компании.

Для собственника – это система, когда вся работа делается и контролируется другими, а он выполняет только функции управления. Его задача мечтать и ставить дерзкие цели, выстраивать новые стратегии и достигать вершин на рынке, в продуктах и так далее. А операционной деятельностью должны заниматься соответствующие люди с соответствующей квалификацией.

Однако чтобы это работало, а сотрудники выполняли работу так, как это сделал бы сам собственник, нужны не только бизнес-процессы, но и инструкции, по которым сотрудники ориентируются и делают свою работу.

Бизнес процессы – не рутина, а необходимость

Если взять в качестве примера розничный магазин, то мы увидим целый комплекс повторяющихся действий, которые ежедневно или ежемесячно выполняют администратор, продавцы, мерчендайзер и т.д. Для того чтобы эти повторяющиеся действия выполнялись одинаково качественно, сотрудникам нужно показать, как делать правильно и в какой последовательности. Для этого и создаются инструкции, чтобы последовательно описывать и разделять все функции рабочего процесса.

ПОСЛЕ ТОГО, КАК ВЫ ПРОПИСАЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС, ПОЯВЛЯЕТСЯ ЯСНАЯ КАРТИНА, КТО ЗА КАКИЕ ЭТАПЫ ОТВЕЧАЕТ И КАКОЙ КОНКРЕТНО СПЕЦИАЛИСТ МОЖЕТ ВЗЯТЬ НА СЕБЯ ТЕ ИЛИ ИНЫЕ ФУНКЦИИ.

Проще всего это можно продемонстрировать на примере отдела продаж. Продавец не должен быть универсалом, который и звонки совершает, и на встречи ходит, и действующих клиентов ведет. Намного эффективнее отдел продаж, в котором один специалист отвечает за обзвон клиентов, другой проводит встречи, а третий ведет действующую базу.

Да, это все тот же процесс продаж, но он делится на этапы, которые решают разные задачи и которые подходят разным по навыкам, темпераменту и психотипу людям. Это тоже важно, так как не каждый может делать холодные звонки. Возможно, его психотип, больше подходит для проведения встреч. И не каждый может продавать или вести клиентов. Для всего этого нужны разные специалисты.

Такую же узкую специализацию можно применить к логистам, закупщикам, экспедиторам, маркетологам и даже директорам. Прошли те времена, когда мы говорили: «Это коммерческий директор, он отвечает и за маркетинг, и за продажи, и за отгрузки». Если он такой супермен, и все умеет сам, спросите себя, зачем ему нужно на вас работать? То же самое относится и к продавцам. Если продавец ведет клиента от и до, клиент совершает покупку у него, а не у вас, то зачем ему вы, когда он может сам продавать?

ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСОМ ПРИВОДИТ К ТОМУ, ЧТО СОТРУДНИКИ УХОДЯТ, ЗАБИРАЮТ КЛИЕНТОВ ИЛИ ПЕРЕХОДЯТ В КОНКУРЕНТНУЮ КОМПАНИЮ.

Это всего лишь последствия неэффективного менеджмента. А эффективное управление как раз заключается в разделении обязанностей и функций, когда каждый сотрудник работает согласно своему стандарту и бизнес-процессу.

Обучение – это тоже система

Следующий важный момент систематизации – это процесс обучения. Если компании нужен маркетолог высокого уровня, то все мы понимаем – такой специалист стоит больших денег. Однако есть более эффективная альтернатива – можно взять специалиста с минимальным или средним опытом и обучить его под себя.

Об этом многие знают, но не у всех получается реализовать. Как правило, все сводится к тому, что человека, не умеющего плавать, бросают в центр озера и говорят «выплывай». Большинство сотрудников в такой ситуации ломается. И новых, и действующих сотрудников нужно обучать, но делать это нужно системно. Специалисты должны обучаться и развиваться на постоянной основе, иначе наступит застой и потеря интереса к собственной работе, а это всегда несет негативные последствия для бизнеса.

Автоматизация бизнеса

Когда мы говорим о системном бизнесе, то подразумеваем не только бизнес-процессы, стандарты и обучение, но и, не в последнюю очередь, автоматизацию.

Важной частью автоматизации бизнеса является наличие CRM-системы, но не только. Сегодня все больше появляется новых систем, где все повторяющиеся действия делают компьютеры или роботы, например, занести клиента в базу, отправить ему письмо и даже позвонить и поговорить с ним.

В Америке автоматизация бизнеса ушла далеко вперед, там все меньше и меньше требуется людей, потому что все делают системы. Мы тоже рано или поздно к этому придем. Конечно, совсем от продавцов не откажемся, но так или иначе начнем внедрять подобные системы и на местном рынке.

Что же такое системный бизнес?

• Это когда есть видение, сколько может бизнес пропустить через себя клиентов и как этот показатель увеличивать (не только за счет людей, но и за счет технологий)
• Известно, сколько требуется времени для обработки заказа или продажи
• Действуют прозрачные косты по каждому типу продуктов, по зарплате, расходам и т.д.

Суть систематизации бизнеса в том, что каждый шаг просчитан, это математика, в которой предприниматель по своему усмотрению может влиять на процесс: ускорять, замедлять, увеличивать воронку, чтобы было больше проектов и больше клиентов.

Когда есть системный бизнес, увольнение того или иного сотрудника никак не влияет на общий процесс и результат. Потому что действуют стандарты, процессы и система обучения, благодаря которым можно очень быстро нанять нового сотрудника и максимально эффективно ввести его в рабочий процесс. При этом работа каждого специалиста контролируется менеджерами, работа менеджеров контролируется младшими директорами, работа младших директоров старшими и так далее. Такой бизнес действительно является системным.

Многим предпринимателям подобная схема может показаться утопией, потому что это сложная, кропотливая и долгая работа. Здесь нет адреналина и сильных эмоций, только ежедневные рутинные действия, постоянная отточка процессов, чаще всего скучная и утомительная. Большинство не выдерживает этого и сдается, именно поэтому 99% компаний не достигают того уровня, которого могли бы. Это либо долгий процесс, который вы делаете сами, либо требующий денежных вложений, если вы нанимаете кого-то, кто сделает эту работу за вас. Однако те немногие, кто идет до конца, становятся действительно крупными корпорациями, лидерами рынка в своей нише.

Как выглядит системный бизнес на практике?

Примером успешного системного бизнеса в Казахстане можно назвать «Raimbek Bottlers» — компанию, которая производит и распространяет свои напитки по всему Казахстану, а также поставляет их на экспорт в Центральную Азию и Китай. Начав с небольшого производства соков под брендом Juicy, сегодня компания насчитывает свыше 20 брендов соков, молочной, кисломолочной и алкогольной продукции.

Каждый мечтает о том, чтобы стать серийным предпринимателем, но когда это происходит, большинство начинает разрываться между собственными проектами и компаниями. Однако если бизнес работает системно, такого происходить не должно. Глава компании «Raimbek Group» успевает открывать новые проекты и вести меценатскую деятельность, потому что выстроил систему, которая эффективно работает без него.

В компании действует налаженная система производства, дистрибуции и продажи. Для каждого из проектов выстроена своя стратегия. Сам Раимбек Баталов в разных интервью признает, что системность – это способ прийти из точки А в точку Б, весь вопрос в том, какими путями ты дойдешь до точки Б.

Или, к примеру, сеть автомоек «Aqua Service». Это практически единственная крупная компания в данной нише, потому что большинство автомоек работает стихийно и не имеет стандартов качества в реализации своих услуг. Здесь же мы видим большую филиальную сеть, отточенные бизнес-процессы и строгие стандарты качества. Cеть насчитывает 7 станций, которые работают круглосуточно. Пропускная способность сети 1000-1200 машин, тогда как обычная автомойка способна в среднем обслужить около 80-100 машин в сутки.

Все объекты оборудованы по единому стандарту, который включает в себя залы ожидания, кафе, телевизионную трансляцию процесса обслуживания автомобиля. Новые сотрудники обязательно проходят обучение и стажировку под контролем администратора. Администраторы в свою очередь проходят более длительную стажировку – 2-3 недели. При этом система выстроена так, что администратор может выйти на любую точку сети и оперативно влиться в работу. Проще говоря, в какую бы автомойку этой компании вы ни приехали, вас обслужат на том же качественном уровне, как и в любом другом филиале сети. Это и есть системный бизнес, который позволяет компании расти.

Еще один пример стандартов, которые системно выстраиваются в каждом филиале – это Центр вкусного плова «Rumi». Сеть насчитывает 5 ресторанов. Здесь нет излишнего качества, которое требуют ненужных расходов и которое клиент все равно не оценит. Но компания обеспечивает достаточное качество продуктов и сервиса, чтобы заслужить лояльность постоянных клиентов. И опять же, как это достигается? Почему в любой точке Rumi вам подадут плов единого качества, а персонал встретит и обслужит на одинаковом уровне? Это системный подход: в компании действуют строгие стандарты приготовления пищи, есть система обучения и карьерного роста для сотрудников. Работает внутренняя градация официантов, её можно заметить по разным цветам униформы. Расширяется продуктовая линейка, появляются более сложные продукты, например, доставка продуктов, доставка продуктов к празднику. То есть идет работа на повышение показателя LTV (Lifetime Value – пожизненная ценность клиента), а это достаточно важный показатель успешного системного бизнеса.

Решение всегда остается за предпринимателем

Хотите тратить время и растянуть свой рост на пять лет или готовы ускориться и сократить пять лет до полугода – решение за вами. Выигрывает тот, кто готов к нудной, кропотливой работе, готов проявить профессионализм, оставить эмоции за бортом, а не говорить: «Ой, мне скучно, у меня плохое настроение, я не готов».

Сегодня эффективный бизнес – это не тот, в котором 1000 человек зарабатывает 10 миллионов долларов, а тот, в котором работает 10 человек и зарабатывает 10 миллионов долларов. Это огромная разница в эффективности, огромная разница в результатах. Когда есть продуманные бизнес-модели, в которых маленькая команда делает огромный объем работы, каждый сотрудник играет ключевую роль, а собственник не участвует в операционной деятельности – это и есть системный бизнес.

Ален Кокумбаев, основатель проекта Sales Expert

Источник статьи nb.kz